A desenfreada corrida dos players de telecom para lançar serviços de 3G no Brasil transforma o trabalho móvel, de tendência, a modelo urgente de negócios. Já o episódio do 'roubo' de informações sigilosas da Petrobrás reafirma a necessidade de segurança dos dados trafegados além da rede das corporações. O fato é que tanto a mobilidade corporativa quanto os riscos tendem a crescer; e a empresa deve estar preparada para este novo ambiente. Estudo da IDC indica que a progressão das tecnologias móveis e a busca do equilíbrio entre vida privada e profissional produzirão 1 bilhão de trabalhadores móveis até 2011. Antes do final do ano que vem, a estimativa é que este número seja de 850 milhões, ou um quarto da mão-de-obra ativa do planeta.

A 3G - entre outras tecnologias, como WiMAX e LTE -  traz, para o dia-a-dia de muitos profissionais, aplicações como sistemas de posicionamento global (GPS) e de cartografia móvel. Isto, num primeiro momento, pode parecer banal. Mas, na realidade, se transforma no motivo para um farmacêutico, vendedor de cervejas ou de peças de automóvel realizar o negócio antes do concorrente. A mobilidade se torna, assim, fator determinante e vantagem competitiva em todos os setores. Longe de ser uma novidade passageira, a mobilidade no trabalho é uma realidade crescente, cada vez mais desejada pelos próprios trabalhadores móveis, que vêm nela aumento de produtividade, menos horas perdidas em deslocamentos e melhor qualidade de vida.

Para as empresas, se tornar móvel significa evoluir de um modelo monolítico, centrado no escritório, e fornecer acesso às informações através de um modelo de negócios cada vez mais descentralizado. Esta evolução poderá impactar nos resultados financeiros, sobretudo no que tange à queda dos custos habitualmente considerados fixos, como locação de espaço e energia elétrica, por exemplo, consideravelmente reduzidos quando não é mais necessário ao conjunto dos funcionários acessar, num mesmo lugar e ao mesmo momento, as informações e recursos dos quais precisam para trabalhar.

O estudo "The Mobile Word at Work", realizado pela empresa de consultoria Avanade, revela que mais de um terço (35%) das mais importantes companhias pan-européias pensam que - em três anos - as ferramentas e as tecnologias móveis os permitirão estar menos presentes fisicamente, através de suas filiais ou escritórios; e utilizar menos espaço físico para a realização do trabalho.

Num ambiente móvel, deve-se ter em mente que facilitar a mobilidade aos empregados pode ser um bom meio de melhorar seu desempenho. No entanto, se isto é mal implantado e/ou gerido, a mobilidade do empregado pode engendrar um sentimento de mal-estar e criar uma ruptura entre o funcionário móvel, seus colegas e a empresa. É porque o trabalho à distância não deve jamais substituir completamente o do escritório, mas, sim, conferir ao funcionário a possibilidade de trabalhar onde e quando quer (inclusive no escritório). Este equilíbrio permitirá, em pouco tempo, que todos os funcionários se tornem predominantemente móveis.

Este ambiente favorece, sobretudo, as empresas que responderem mais rapidamente às necessidades industriais da mobilidade  e redução do tamanho de suas infra-estruturas (aluguéis de escritórios, salas etc.). A IDC estima que as empresas que integram um componente móvel em seus projetos de desenvolvimento possuem uma vantagem certa de flexibilidade em relação às outras.

Portas abertas, segurança redobrada

Mas esta evolução tem um reverso: os dados sensíveis que deixam o espaço interno para circular sobre as diversas redes, já que a intranet deve estar acessível aos trabalhadores móveis. Portas abertas representam fuga de informações ou tentativas de intrusão, sem contra a simples perda por roubo ou perda dos aparelhos móveis. O aspecto da segurança deve, assim, ser tomado de forma bastante séria e inserido nas primeiras fases de preparação de um ambiente móvel.

"Num  modelo descentralizado, os empregados devem ter acesso às informações e aos recursos da empresa não importa onde e nem em que momento. Mas para que isto se torne possível, dois fatores são essenciais: acesso aos dados da empresa e um computador. O primeiro fator se torna mais e mais universal. Os preços caíram drasticamente com a expansão das redes que permitem não apenas trabalhar onde se quer, em todo o mundo, mas, sobretudo, trouxe preços bastante acessíveis", avalia Jean-Claude Michel, CEO da  consultoria NTRglob.

O segundo fator, o equipamento, é ainda mais acessível. Uma grande variedade de equipamentos de TI está disponível hoje, do sistema tradicional a uma gama de computadores portáteis concebidos especialmente para o pessoal móvel. Assim que os funcionários têm bons recursos móveis auxiliando-os em seu trabalho, as empresas se tornam mais competitivas. A IDC precisa que entre 10% e 30% dos empregados móveis são mais produtivos que os empregados fixos ou estáticos.

Em alguns anos, os meios de acesso aos recursos profissionais evoluíram consideravelmente e permitem, hoje, encarar uma nova maneira de se trabalhar. Celulares, acesso à distancia das redes corporativas, aumento de velocidade e banda são outros elemtnos que redesenham as condições de trabalho dos empregados.

A nova geração de trabalhadores demanda mais flexibilidade e mobilidade em seus horários e no modo de trabalhar, graças às novas facilidades tecnológicas, que permitem apreender mais facilmente as técnicas. Com a extensão das redes em banda larga, hotspots de Wi-Fi públicos e a convergência fixo-móvel, trabalhar de maneira produtiva, não importa onde o funcionário esteja, é uma realidade de curto prazo.

É claro que a maior acessibilidade das redes à distância, sobretudo de locais públicos, gera necessidade de aumento de segurança. Os dados são estocados e implementados sobre máquinas que estão fora dos limites físicos da empresa e, assim, o coração da companhia se torna mais vulnerável. 

"Como reagiria a direção geral de uma indústria de automóveis se, por exemplo, os resultados da análise de seu novo modelo para 2010 desaparecessem da empresa por que o PDA de um colaborador foi roubado? Neste novo espaço de mobilidade do pessoal, o desafio é manter uma gestão eficaz do parque de TI da companhia e otimizá-lo através da segurança e integridade das informações tratadas e estocadas", avalia Michel.

Já o desafio tecnológico consiste em identificar as diferentes soluções de mobilidade que funcionem melhor além da rede habitual da empresa, garantindo a melhor segurança. A rapidez de retorno sobre investimento (ROI) de uma empresa reside na integração bem sucedida das ferramentas de mobilidade e da compreensão de todas as vantagens para os empregados móveis e de gestão propriamente dita. Pois, sem um pessoal prestes a se tornar móvel, os esforços da sociedade para empreender as mudanças necessárias redundarão em resultados medíocres.

Palavra de especialista

A Microsoft, que vem investindo pesado em mobilidade, produziu um artigo, veiculado em seu próprio site, onde afirma que "para liberar o verdadeiro potencial da tecnologia de comunicação móvel e aperfeiçoar as relações com a clientela, a mobilidade deve se estender a todos os escalões da corporação. Na maior parte das empresas, no entanto, a mobilidade se mantém o apanágio da alta direção e outros tomadores de decisão chaves. O problema é que as vantagens da mobilidade só se materializam quando a mobilidade se estende até os empregados da linha mais baixa da hierarquia".

"O bem mais precioso de uma empresa são seus funcionários, pois eles detêm a informação e o conhecimento que os habilitam a melhor servir os clientes, onde eles estejam", explica, no artigo citado, Vincent Chiew, profissional de sistemas de informação da Alberta. "Quando há um bom planejamento, a informação desejada pode ser disponibilizada em toda a empresa, de maneira a satisfazer a maioria da clientela", acrescenta ele.

Ao remeter a tecnologia de comunicação móvel às mãos dos trabalhadores da primeira linha, cria-se uma rede de acesso instantânea aos mais importantes recursos da empresa. Para a Microsoft, nesta época em que tudo se passa a um ritmo acelerado, as pessoas não querem que as façam esperar. Assim, o acesso livre ao pessoal que detém a informação desejada constitui a chave dde um trabalho bem sucedido de fidelização da clientela. No artigo, a Microsoft adianta que "a tecnologia de comunicação móvel pode habilitar os funcionários dos mais baixos escalões e os ajudar a responder às necessidades dos clientes".

Acesso: jogo de criança

Na era da comunicação digital, o cliente quer se comunicar com seus parceiros de negócios onde eles estejam. No escritório, ao telefone, via e-mail ou mensagem instantânea, recursos que, hoje, se constituem ferramentas preciosas de comunicação. Sua eficácia, no entanto, se enfraquece, à medida que aqueles que a utilizam se afastam do escritório.

A escolha, assim, deve recair sobre uma gama de soluções simples de mobilidade, como um celular. Este permite ao cliente se comunicar imediatamente com quem deseja falar. No artigo onde lista as vantagens do Windows Mobile 5.0, a Microsoft salienta que no momento que o cliente seja capaz de escolher em quando e de que maneira irá se comunicar com sua fornecedora ou parceira, ele sente que suas necessidades são uma prioridade e aumenta sua predisposição para se manter fiel ao serviço contratado.

Outro ponto chave é determinar os custos que uma empresa deve assumir no tempo de deslocamento de funcionário até o cliente, sobretudo quando ele retorna ao escritório sem qualquer venda realizada, o que pode ser considerada uma perda total do dia de trabalho. A maioria dos empregados não pode trabalhar com eficácia enquanto estão em constantes deslocamentos e sem acesso aos arquivos gravados em seu desktop no escritório ou na rede da empresa.

"Se um membro da sua equipe de vendas deve retornar sempre ao escritório ao longo de uma jornada de trabalho para atualizar as informações, de modo a melhor responder às necessidades do cliente, ele realiza deslocamentos que acabam por tomar um tempo precioso. Analise a carga horária desta pessoa e será possível ter a base do investimento que poderá ser feito num aparelho sem fio, bem como em taxas de serviço associadas ao seu uso. Em geral, esta conta é favorável a manter o funcionário fora do escritório por toda a jornada", acrescenta Chew.

O acesso á informações de valor adicionado pode contribuir para o crescimento da eficácia dos trabalhadores nômades e melhorar a experiência do cliente. Por exemplo, durante uma visita a um cliente em outra cidade, o acesso em tempo real às informações críticas pode indicar ao cliente que a empresa está bem preparada.

Sistemas de posicionamento global (GPS) e aplicações de cartografia móvel são exemplos de recursos de valor adicionado. De acordo com Chiew, o trabalhador nômade considera cada vez mais estas tecnologias úteis para ajudá-los em hotéis e restaurantes e para obter os endereços dos diversos clientes a serem visitados. "Não é raro que os representantes de terreno tenham dificuldades de colaborar com seus colegas. Por estarem sempre foram do escritório, os trabalhadores nômades tem em geral meios limitados de acesso a seus colegas, o que retarda as tomadas de decisão. Mesmo que isto pareça banal, o simples fato de poder obter um número de telefone ou um endereço com a ajuda de um PDA pode fazer a diferença entre deixar o cliente esperando horas para ter seu problema resolvido ou obter instantaneamente a solução".

Leia sobre Empresa Móvel no Wikipedia (foto da abertura)